Asisten Administrasi dan Keuangan (Admin and Finance Assistant)

Ringkasan Pekerjaan

Asisten Administrasi dan Keuangan akan mendukung pekerjaan administrasi dan keuangan Pantau Gambut sehari-hari. Dia akan bertanggung jawab atas pembukuan, laporan, arsip data, entry data, dan melakukan transaksi keuangan (finance) serta dukungan administratif lainnya dari kegiatan dan aktivitas Pantau Gambut.

Posisi ini adalah posisi penuh waktu dengan penempatan di Jakarta. Asisten Administrasi dan Keuangan bertanggung jawab langsung kepada Koordinator Keuangan & Administrasi Pantau Gambut serta berkoordinasi erat dengan Manajer Departemen dan personel kunci Pantau Gambut lainnya. Dia juga akan bekerja sama dengan mitra pelaksana kegiatan. Posisi ini ditempatkan di Jakarta.

Tanggung Jawab Pekerjaan

Membuat Request Payment, BBK, BBM administrasi keuangan.
Mencatat uang masuk, uang keluar dan memeriksa Rancangan Anggaran Biaya sebagai kebutuhan dari agenda program.
Menyimpan dokumen keuangan seta pendukung lainnya dengan baik untuk kepentingan Audit dan sebagai syarat tertib administrasi.
Menginput laporan keuangan ke dalam Software Keuangan SANGO.
Menyimpan surat masuk, surat keluar dan MOU/PKS dengan baik.
Mereview dan membuat Laporan Pertanggung Jawaban Uang Muka, mengurus klaim perjalanan/laporan pengeluaran, penggantian biaya, kontrak perjanjian, pesanan, dan dokumentasi keuangan terkait lainnya.
Memproses pembayaran melalui Kas Kecil, mengelola faktur, menindaklanjuti dengan klien, pemasok, dan mitra sesuai kebutuhan.
Menyiapkan dokumen kontrak dan pengadaan proyek, termasuk membantu dalam proses rekrutmen mitra ataupun vendor.
Menyiapkan dan mengatur perjalanan, akomodasi, pelatihan, lokakarya, pertemuan eksternal/internal, dan acara lainnya di bawah konsultansi Koordinator Keuangan & Administrasi.
Mengelola logistik, dokumentasi rapat, workshop, dan kegiatan lainnya di dalam dan di luar kantor.
Mencatat Fix Asset dan melakukan perhitungan Depresiasi Fix Asset Pantau Gambut.
Membuat laporan perpajakan baik SPT Masa maupun SPT Tahunan Badan.
Melakukan tugas adminsitrasi keuangan dan tugas lain terkait organisasi atas permintaan Koordinator Keuangan & Administrasi.

Kualifikasi

Pendidikan terakhir S1/D3/SMA/SMK, dengan pengalaman minimal 2 tahun dibidang keuangan dan administrasi dengan pengalaman manajemen operasi, administrasi, dan/atau manajemen keuangan (pengalaman di sektor LSM dan INGO merupakan nilai tambah).
Mempunya kemampuan dalam pemecahan masalah yang baik dan terorganisir yang dapat menangani berbagai prioritas pekerjaan.
Keterampilan komunikasi yang baik, aktif, dinamis, dan kemauan untuk belajar (pengertian yang baik dalam bahasa Inggris adalah nilai tambah).
Pengalaman dan/atau familiar dalam mendukung secara keuangan dan administrasi kepada organisasi yang baru didirikan lebih disukai.
Memiliki latar belakang administrasi, akuntansi dan perpajakan.
Jujur, teliti, disiplin, bertanggungjawab dan mampu bekerja sesuai tenggat waktu.
Kemampuan untuk bekerja di bawah tekanan, memprioritaskan, menjadwalkan, dan menyeimbangkan beban kerja dalam menghadapi tuntutan pekerjaan.
Kemampuan untuk bekerja sebagai tim dan mandiri dengan sedikit pengawasan.
Mempunyai kemampuan menggunakan Microsoft Office.
Bersedia melakukan perjalanan dan mendukung acara internal/eksternal sesuai kebutuhan.
Kandidat akhir akan diminta untuk mengikuti tes tertulis.