Asisten Administrasi dan Keuangan (Admin and Finance Assistant)

RINGKASAN PEKERJAAN

Asisten Administrasi dan Keuangan akan mendukung pekerjaan administrasi Pantau Gambut sehari-hari. Dia akan bertanggung jawab atas pembukuan, laporan, arsip data, entry data, dan melakukan transaksi keuangan (finance) dan dukungan administratif lainnya dari kegiatan operasional Pantau Gambut. Posisi ini adalah posisi penuh waktu dengan penempatan di Jakarta. Asisten Administrasi dan Keuangan bertanggung jawab langsung kepada Koordinator Nasional Pantau Gambut serta berkoordinasi erat dengan Manajer departemen dan personel kunci Pantau Gambut lainnya. Posisi ini juga akan bekerja sama dengan mitra pelaksana kegiatan.

TANGGUNG JAWAB PEKERJAAN

Memastikan administrasi keuangan dan prosedur administrasi Pantau Gambut dilaksanakan dengan baik
Membuat pembukuan keuangan dan membantu perencanaan dan review anggaran serta pengeluaran
Menyiapkan laporan keuangan secara berkala dan/atau data lain yang diperlukan, termasuk untuk proses audit
Menyiapkan/mengurus klaim perjalanan/laporan pengeluaran, penggantian biaya, kontrak perjanjian, pesanan, dan dokumentasi keuangan terkait lainnya
Memproses pembayaran dan mengelola faktur, menindaklanjuti dengan klien, pemasok, dan mitra sesuai kebutuhan
Menyiapkan, mengatur, dan menindaklanjuti kontrak dan pengadaan proyek, termasuk membantu dalam proses rekrutmen mitra ataupun vendor
Mengatur dan mengelola pengaturan perjalanan, akomodasi, pelatihan, lokakarya, pertemuan eksternal/internal, dan acara lainnya di bawah konsultansi Koordinator Nasional
Memastikan, mengelola dan mengontrol kualitas layanan manajemen internal terkait administrasi
Mengelola logistik dan dokumentasi rapat, workshop, dan kegiatan lainnya di dalam dan di luar kantor
Melakukan stok opname dan pencatatan transaksi stok
Mengelola dokumen dan surat menyurat perusahaan
Membuat laporan pajak
Melakukan tugas lain sesuai arahan Koordinator Nasional

KUALIFIKASI

Pendidikan terakhir S1/D3/SMA/SMK, dengan pengalaman minimal 2 tahun dibidang keuangan dan administrasi dengan pengalaman manajemen operasi, administrasi, dan/atau manajemen keuangan (pengalaman di sektor LSM dan NGO merupakan nilai tambah)
Mempunya kemampuan analisis dan pemecahan masalah yang baik dan terorganisir yang dapat menangani berbagai prioritas pekerjaan
Keterampilan komunikasi yang baik, aktif, dinamis, dan kemauan untuk belajar. (Pengertian yang baik dalam bahasa Inggris adalah nilai tambah)
Pengalaman dan/atau familiar dalam mendukung secara keuangan dan administrasi kepada organisasi yang baru didirikan lebih disukai
Memiliki latar belakang administrasi, akuntansi dan perpajakan
Jujur, teliti, disiplin, bertanggungjawab dan mampu bekerja sesuai tenggat waktu.
Kemampuan untuk bekerja di bawah tekanan, memprioritaskan, menjadwalkan, dan menyeimbangkan beban kerja dalam menghadapi tuntutan pekerjaan
Kemampuan untuk bekerja sebagai tim dan mandiri dengan sedikit pengawasan
Bersedia melakukan perjalanan dan mendukung acara internal/eksternal sesuai kebutuhan

Kandidat akhir akan diminta untuk mengikuti tes tertulis.